Unter einem Workflow versteht man einen definierten, automatisierten Teil- oder Gesamtprozess. Hierbei werden Informationen wie Dokumente, Formulare oder Aufgaben nach festgelegten Ablaufregelen zur Bearbeitung von einem Benutzer zum Anderen weitergeleitet. Das Workflowmanagement ermöglicht den kontrollierten Fluss von Daten und Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Workflows verbessern die Qualität der Prozesse und erhöhen die Informationsverfügbarkeit im Projekt.

Workflow-Designer
Steuerung von Arbeitsabläufen
Versionierung und Historisierung
Berechtigungskonzept
Benachrichtigungen

Workflow-Designer

Im Workflow-Designer werden Workflows definiert und die einzelnen Schritte eines Prozesses festgelegt. Die Workflows sowie die einzelnen Schritte können an die individuellen unternehmens- oder projektspezifischen Prozesse angepasst werden.

Steuerung von Arbeitsabläufen

Durch die Verwendung von Workflows werden Arbeitsabläufe automatisch gesteuert und dokumentiert. Die einzelnen Arbeitsschritte werden Personen, Personengruppen oder Rollen zugewiesen. Ist ein Arbeitsschritt erledigt, wird dem nächsten Mitarbeiter in der Bearbeitungskette automatisch der nachfolgende Arbeitsschritt zugewiesen. Diese Arbeitsweise ermöglicht zusätzlich, dass der Status bzw. der Fortschritt eines Prozesses jederzeit abrufbar ist, Durchlaufzeiten können verkürzt werden.

Versionierung und Historisierung

Die durch einen Workflow gesteuerten Dokumente oder Formulare unterliegen bei Veränderungen, im Zuge eines Arbeitsschrittes, der jeweiligen Versionskontrolle der einzelnen Werkzeuge (siehe Dokumentenmanagement oder Formularmanagement).

Durch die Historisierung werden beim Einsatz von Workflows alle Arbeitsschritte im System erfasst und protokolliert. So entsteht ein lückenloser Nachweis, wer, wann, welchen Arbeitsschritt ausgeführt hat.

Berechtigungskonzept

Bei einem Workflow sorgt das Berechtigungskonzept für einen autorisierten Zugriff. Die Vergabe von diesen Zugriffsrechten kann personenbezogen als auch rollenbezogen erfolgen.

Benachrichtigungen

Ist ein Benutzer für einen bestimmten Arbeitsschritt verantwortlich, wird er, sobald sein Handeln erforderlich ist, vom System darüber benachrichtigt. Diese Benachrichtigungen werden automatisch per E-Mail verschickt.