Formulare dienen der Erfassung von Daten, die entweder in papier- oder in elektronischer Form vorliegen. In jedem Projekt kommt es zu unzähligen dieser Daten, die meist nur durch aufwendige und komplizierte Eingabe für Auswertungen geeignet sind.

Mittels eines Formular-Designers können im System Datenbankformulare, ohne Programmierkenntnis, individuell und einfach erstellt werden. Die eingegebenen Daten werden in einer Datenbank gesammelt und können nach unterschiedlichsten Kriterien gefiltert, sortiert und ausgewertet werden.

Formular-Designer
Such-, Filter- und Sortierfunktionen
Versionierung und Historisierung
Berechtigungskonzept
Benachrichtigungen
Verlinkungen
Workflow
Diskussionen

Formular-Designer

Der Formular-Designers unterstützt bei der einfachen Erstellung von elektronischen Datenbankformularen, wie zB Spezifikationen, Projektblätter, Risiken-Listen, To-do-Listen, Bautagebücher, Mängellisten, Bescheide, uvm.. Hierzu bietet der Formular-Designer Textfelder, diverse Auswahlmenüs, Check-Boxen, Berechnungs- und Währungsfelder, etc., um alle gewünschten Datenarten erfassen zu können. Ist ein Formular einmal erstellt, kann dieses für beliebig viele Projekte verwendet werden. Zusätzlich ist der Datenaustausch mit MS Excel oder MS Access möglich.

Such-, Filter- und Sortierfunktionen

Sind die Daten einmal in einem Formulardatenblatt erfasst, können durch diverse Such-, Filter- und Sortierfunktionen unterschiedlichste Ansichten und Ergebnislisten erstellt werden. So können bequem Standardlisten definiert und zu Analysezwecken herangezogen werden. Diese Listen können beispielsweise zu Archivierungszwecken als PDF-Datei gespeichert oder bei Bedarf ausgedruckt werden.

Versionierung und Historisierung

Das System ermöglicht die Verwaltung aller Versionen eines Formulars – von der Entstehung bis zur Archivierung.

Durch die Historisierung erfolgt eine automatische Protokollierung aller Zugriffe auf Formulare und Formularfelder, wie Erstellung oder Änderungen. Auf diese Weise entsteht ein transparenter und sicherer Nachweis wer, wann, welches Formular oder Formularfeld bearbeitet hat.

Berechtigungskonzept

Bei den Formularen sorgt das Berechtigungskonzept für einen autorisierten Zugriff. Die Berechtigungen können für gesamte Formulare sowie für einzelne Formularfelder vergeben werden. Die Vergabe von diesen Zugriffsrechten kann personenbezogen als auch rollenbezogen erfolgen.

Benachrichtigungen

Durch Benachrichtigungen kann sich ein Benutzer über die Erstellung, Bearbeitung oder Änderung eines Formulars informieren lassen. Diese Benachrichtigungen werden automatisch per E-Mail, je nach Wunsch sofort, wöchentlich oder einmal pro Monat verschickt.

Verlinkungen

Verlinkungen bieten die Möglichkeit, zusammengehörige Informationen einfach zu verknüpfen und dadurch in einen logischen Zusammenhang zu bringen. Durch diese Funktion können beispielsweise Dokumente, Termine, Vorgänge, etc. mit Formularlisten oder Formulardatenblättern verlinkt werden. Diese Funktion erleichtert und beschleunigt das Auffinden zusammengehöriger Informationen maßgeblich.

Workflow

Für Formulare lassen sich Workflows definieren, die zB neu erstellte Formulare automatisch zur Bearbeitung oder Freigabe an andere Beteiligte weiterleiten. Diese Funktion unterstützt vor allem die Erstellung und Bearbeitung von Formulardatenblättern im Team.

Diskussionen

Die Funktion Diskussionen bietet im Formularmanagement die Möglichkeit, formularbezogene Themen direkt im System zu erfassen und zu diskutieren.